Cara Menganalisis Kebutuhan Pelatihan

A. Definisi Analisi Kebutuhan Pelatihan

Secara umum analisis kebutuhan pelatihan didefinisikan sebagai suatu proses pengumpulan dan analisis data dalam rangka mengidentifikasi bidang-bidang atau faktor-faktor apa saja yang ada di dalam perusahaan yang perlu ditingkatkan atau diperbaiki agar kinerja pegawai dan produktivitas perusahaan menjadi meningkat. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memperoleh data akurat tentang apakah ada kebutuhan untuk menyelenggarakan pelatihan.

Mengingat bahwa pelatihan pada dasarnya diselenggarakan sebagai sarana untuk menghilangkan atau setidaknya mengurangi gap (kesenjangan) antara kinerja yang ada saat ini dengan kinerja standard atau yang diharapkan untuk dilakukan oleh si pegawai, maka dalam hal ini analisis kebutuhan pelatihan merupakan alat untuk mengidentifikasi gap-gap yang ada tersebut dan melakukan analisis apakah gap-gap tersebut dapat dikurangi atau dihilangkan melalui suatu pelatihan. Selain itu dengan analisis kebutuhan pelatihan maka pihak penyelenggara pelatihan (HRD atau Diklat) dapat memperkirakan manfaat-manfaat apa saja yang bisa didapatkan dari suatu pelatihan, baik bagi peserta pelatihan sebagai individu maupun bagi perusahaan.

Jika ditelaah secara lebih lanjut, maka analisis kebutuhan pelatihan memiliki beberapa tujuan, diantaranya adalah:

1) Memastikan bahwa pelatihan memang merupakan salah satu solusi untuk memperbaiki atau meningkatkan kinerja pegawai dan produktivitas perusahaan.

2) Memastikan bahwa para peserta pelatihan yang mengikuti pelatihan benar-benar orang-orang yang tepat.

3) Memastikan bahwa pengetahuan dan ketrampilan yang diajarkan selama pelatihan benar-benar sesuai dengan elemen-elemen kerja yang dituntut dalam suatu jabatan tertentu.

4) Mengidentifikasi bahwa jenis pelatihan dan metode yang dipilih sesuai dengan tema atau materi pelatihan.

5) Memastikan bahwa penurunan kinerja atau pun masalah yang ada adalah disebabkan karena kurangnya pengetahuan, ketrampilan dan sikap-sikap kerja; bukan oleh alasan-alasan lain yang tidak bisa diselesaikan melalui pelatihan.

6) Memperhitungkan untung-ruginya melaksanakan pelatihan mengingat bahwa sebuah pelatihan pasti membutuhkan sejumlah dana.

B. Definisi Pelatihan dan Semantik menurut beberapa ilmuan

1) Pelatihan adalah salah satu jenis proses pembelajaran untuk memperoleh dan meningkatkan ketrampilan di luar system pengembangan sumber daya manusia yang berlaku dalam waktu yang relatif singkat dengan metode yang lebih mengutamakan praktek daripada teori

2) Pelatihan adalah suatu proses pendidikan jangka-pendek yang menggunakan prosedur yang sistematik dan terorganisasi yang dengan prosedur itu personalia nonmenejerial belajar pengetahuan dan ketrampilan teknis untuk mencapai tujuan tertentu

3) Pelatihan adalah suatu proses pembelajaran yang berhubungan dengan upaya pengubahan tingkah-laku sumber daya manusia agar tingkah-laku itu sesuai dan memadai untuk kebutuhan dan tujuan tertentu.

Yang terlebih dahulu perlu didefinisikan yang lainnya adalah istilah pengembangan (development), yang seperti pelatihan, juga berkaitan dengan fungsi sumber daya manusia di dalam suatu organisasi. Jawaban terhadap istilah pengembangan pun ternyata beragam. Sedikitnya ada dua buah definisi yang menjelaskan arti pengembangan:

1. Pengembangan adalah proses pendidikan jangka-panjang yang meliputi pengajaran dan praktek sistematik yang menekankan pada konsep-konsep teoritis dan abstrak ang dilakukan oleh para penyelia.

2. Pengembangan, mengacu pada hal yang berhubungan dengan peyusunan staf dan personalia, adalah proses pendidikan jangka-panjang yang menggunakan prosedur yang sistematik dan terorganisasi.

Oleh karena itu, dengan mengkaji definisi-definisi mengenai pelatihan dann pengembangan di atas, dapat disimpulkan bahwa kedua istilah itu berbeda dalam empat hal.

1. Perbedaan dalam “apa” yang dipelajari.

Belakangan ini pelatihan semakin mengacu hanya pada instruksi pelaksanaan teknis dan mekanis, sedangkan pengembangan mengacu lebih kepada pendidikan filosofis, teoritis, dan konseptual.

2. Perbedaan dalam “siapa” yang mengikuti proses pembelajaran. Sesuai dengan masing-masing kebutuhan, pelatihan dirancang untuk nonmenejer, sedangkan  pengembangan ditujukan untuk personalia menejer.

3. Perbedaan dalam “mengapa” pembelajaran dilaksanakan.

Pelatihan secara tipikal dirancang untuk tujuan spesifik yang berorientasi pada jabatan tertentu, tertentu, seperti pengoperasian beberapa jenis mesin bubut, pengoperasian perangkat radar, dan penggunaan computer bagi para operator, sedangkan pengembangan untuk mencapai pengetahuan umum.

4. Perbedaan dalam “kapan” pembelajaran berlangsung.

Pelatihan secara tipikal dirancang untuk jangka-pendek sedangkan pengembangan mencakup pendidikan yang berjangka-panjang. Pelatihan sering kali berlangsung tanpa jenjang, sedangkan pengembangan berlangsung melalui jenjang terntentu.

Peserta pengembangan dan pelatihan terdiri atas semua unsur sumber daya manusia dalam suatu organisasi, baik yang sedang bekerja maupun yang disiapkan untuk menjadi pekerja. Sumber daya manusia sebagai pekerja peserta pengembangan dan pelatihan akan menempati kedudukan baik sebagai menejer maupun nonmenejer, baik pembuat keputusan maupun pelaksana keputusan, baik lini maupun staf. Oleh karena itu, jika diperinci, agar terjawab sebuah pertanyaan untuk siapakah kedua jenis pendidikan tersebut, maka pengembangan dann pelatihan dalam lingkup industry akan dilaksanakan untuk kepentingan para karyawan sebagai berikut:

1. Jenjang ketenagakerjaan. Dengan memperhatikan perbedaan karakterisitik kedua jenis pendidikan, pengembangan dan pelatihan dilaksanakan untuk jenjang ketenagakerjaan sebagai unsur pimpinan yang kemudian mendapat tugas sebagai pengelola atau pemimpin daam lingkungan industry.

2. Personalia lini dan staf. Pengembangan dan pelatihan dilaksanakan untuk kepentingan tenaga unsur-unsur staf sebagai para penasihat dann pembantu menejer garis dan tenaga unsur menejer garis yang bertanggungjawab atas produksi langsung.

3. Pelaksana operasional dan teknis. Pengembangan dan pelatihan dilaksanakan untuk kepentingan sumber daya manusia yang disiapkan dengan sengaja untuk menempati tugas-tugas sebagai pelaksana operasional dan teknis di dalam lingkungan industry.

4. Penyelia. Pengembangan dan pelatihan dilaksanakan untuk kepentingan tenaga penyelia (supervisi) yang disiapkan dengan sengaja sebagai tenaga pengawas di dalam lingkungan.

5. Tenaga terampil. Pengembangan dan pelatihan dilaksanakan untuk kepentingan tenaga terampil yang disiapkan dengan sengaja agar dapat mengerjakan tugas-tugas yang menuntut keterampilan tangan (handicraft) yang dikenal sebagai perajin (craftsman).

6. Magang. Pengembangan dan pelatihan dilaksanakan untuk kepentingan tenaga magang yang diharapkan dapat memenuhi segala persyaratan yang diharuskan oleh menejemen.

Beberapa Faktor Yang Menentukan Perancangan Pelatihan 

Mengingat bahwa data dan informasi yang harus dikumpulkan dan dianalisis menyangkut manusia (adanya gap antara pengetahuan, ketrampilan dan sikap yang ada dengan yang diharapkan) dan organisasi/perusahaan (rencana dan tujuan perusahaan, SAP, manfaat pelatihan, dsb) maka analisis kebutuhan pelatihan seyogyanya mencakup kedua area tersebut.

Proses pelatihan akan berjalan lebih optimal jika diawali dengan analisa kebutuhan pelatihan yang tepat. Ada tiga jenis analisa kebutuhan pelatihan yang bisa dijadikan sebagai alat untuk menilai kebutuhan pelatihan, yakni: task-based analysis, person/individu-based analysis, dan organizational-based analysis (Cascio, 1992; Schuler, 1993). Penjelasannya adalah sebagai berikut:

1. Analisis Tingkatan Tugas (Task Analysis)

Analis yang berfokus pada kebutuhan tugas yang dibebankan pada satu posisi/fungsi tertentu. Tugas dan tanggung jawab posisi ini dianalisa untuk diketahui jenis ketrampilan apa yang dibutuhkan. Dari sini, kemudian dapat ditentukan jenis pelatihan semacam apa yang diperlukan. Jadi dalam analisa ini, yang menjadi fokus adalah tugas posisi, bukan orang yang memegang posisi tersebut. Melalui metode task analysis ini, kemudian bisa disusun semacam kurikulum pelatihan yang bersifat standard dan terpadu. Beragam jenis pelatihan ini kemudian menjadi pelatihan yang wajib diikuti oleh setiap orang yang menduduki posisi/fungsi tersebut.

Pertanyaan yang dapat diajukan di tingkat analisis ini antara lain:

• Apa sajakah tugas dan tanggung jawab dari pekerjaan/fungsi tertentu?

• Apakah ada perubahan tugas dan tanggung jawab dalam pekerjaan/fungsi sehubungan dengan adanya perubahaan kebijakan di tingkat kelompok/organisasi?

• Ketrampilan dan pengetahuan apa sajakah yang perlu dimiliki agar dapat memenuhi tugas dan tanggungjawabnya secara kompeten?

2. Analisis Tingkatan Individu (Person Analysis)

Analisis yang berfokus pada level kompetensi orang yang memegang posisi tertentu. Analisa ditujukan untuk mengetahui kekurangan dan area pengembangan yang dibutuhkan oleh orang tersebut. Dari sini, kemudian dapat disusun jenis pelatihan apa saja yang diperlukan untuk orang tersebut. Dalam analisa ini biasanya telah ditetapkan beragam jenis kompetensi dan juga standar level kompetensi yang diperlukan untuk suatu posisi tertentu.

Pertanyaan yang dapat diajukan di tingkat analisis ini antara lain:

• Keterampilan dan pengetahuan apa saja yang sudah dimiliki?

• Pelatihan apa saja yang sudah diikuti?

• Cara pelatihan seperti apa yang paling dapat memenuhi kebutuhan individu? 

• Pelatihan di ruang kelas, pelatihan di tempat kerja, atau metode lain? 

• Apakah lebih baik menggunakan trainer dari luar atau dari dalam organisasi?

3. Analisis Tingkatan Organisasi (Organizational Analysis)

Analisis kebutuhan pelatihan yang didasarkan pada kebutuhan strategis kelompok/organisasi. Kebutuhan strategis kelompok/organisasi dirumuskan dengan mengacu pada dua elemen pokok:

• Strategi kelompok/organisasi

• Nilai-nilai kelompok/organisasi

Pertanyaan yang dapat diajukan di tingkat analisis ini antara lain:

• Apakah visi dan strategi kelompok/organisasi?

• Adakah faktor-faktor kunci yang menghambat pencapaian visi dan strategi kelompok/organisasi?

Faktor-faktor apa sajakah yang harus ditingkatkan dalam pencapaian visi kelompok/organisasi?